O negócio

Os 10 Principais Componentes de um Contrato de Entretenimento

Autor Convidado
Todd Neufeld
ManagerSal.com
The Twisted Balloon Company
New York, NY, EUA

Todd Neufeld faz shows de entretenimento em eventos privados e corporativos em Nova York e outras áreas. Ele já apareceu em inúmeros programas de televisão como: Mr. Rogers' Neighborhood, Late Night with David Letterman, The Today Show, Nightline e muito outros. Também já se apresentou na Casa Branca, para a MTV, ESPN, CBS, TNT e muitas outras siglas. Ex-advogado, Todd deixou de lado a prática da lei de propriedade intelectual e agora ajuda profissionais autônomos a gerenciar seus negócios e contratos via ManagerSal.com. Ele se mantém ocupado twisting balões com os artistas da The Twisted Balloon Company, ajudando os animadores via ManagerSal.com, e ensinando a arte com balões do mundo na Balloon Academy.

Na sua empresa, os contratos são um fator normal a ser considerado. Na verdade, todos os seus trabalhos com balões são um contrato, mesmo que você não perceba isso. Um contrato é simplesmente o seu acordo com um cliente em troca de seus serviços com balões por outra coisa (geralmente dinheiro). No entanto, um bom contrato explicita os requisitos mínimos que ambas as partes precisam saber para garantir um evento de sucesso mútuo.

Colocar seus clientes à vontade e manter sua palavra é um dos requisitos de todos os profissionais de sucesso. Uma das maneiras mais fáceis de deixar seus clientes à vontade é enviar-lhes uma confirmação por escrito (em papel ou formulário eletrônico) sobre o que você fará, quando fará e o que você precisa que seja fornecido. Um bom contrato por escrito lista todas essas coisas. Mesmo que seu cliente esqueça os detalhes do contrato enquanto estiver focado no dia do evento, uma rápida olhada na sua documentação irá refrescar a memória dele. Caso as coisas não saiam conforme o planejado, um contrato por escrito lhe dará a base legal para um processo, caso você não seja pago. Mesmo quando a ação legal não é necessária, ter um contrato assinado aumenta a probabilidade de você ser pago até mesmo por pessoas que possam ser consideradas desonestas ou inescrupulosas.

Seus contratos podem ser tão formais ou idiossincráticos quanto você quiser, mas estes são os dez principais componentes que todos os designers de balão devem incluir em seus contratos.

1. Você

A parte mais importante do seu contrato é você! Embora isso possa parecer óbvio, ainda é um detalhe extremamente importante para deixar claro. O cliente pode pensar que está assinando um contrato com a pessoa com quem falou por telefone, mas nem sempre é esse o caso. Se a sua empresa for incorporada, você deve nomear sua empresa no contrato, caso contrário, você não terá a proteção da sua corporação. Da mesma forma, você deve informar seu cliente a quem deve endereçar o cheque ou poderá ter problemas no banco. Os contratos também devem ser impressos em papel timbrado, incluindo sua logomarca e informações de contato.

2. Eles

A segunda parte mais importante do seu contrato é eles! Isso também pode parecer evidente, mas você quer ter certeza de ter a pessoa certa para isso. A pessoa ao telefone ou organizadora da da festa nem sempre é o principal responsável. Se eles representam um negócio, então você quer ter certeza de que o contrato é com a empresa e não a pessoa física. Isso é especialmente importante quando se lida com organizadores de eventos e organizações complicadas, já que o grupo que paga pode ter pessoal da logística removido que o contratou. Isso normalmente é fácil de acertar; ninguém quer seu nome em um contrato por engano - na minha experiência, eles vão corrigi-lo rapidamente.

3. Quando

Você quer fazer seus acordos o mais específico possível sobre a data e horário para que ninguém fique esperando frustrado. Você não gostaria de dizer que vai "entreter na festa anual de fim de ano" ou entregar as flores "a tempo para aos convidados do jantar do Dia dos Namorados". Isso é muito vago, e você quer ter clareza com a data e hora reais. Da mesma maneira, informe ao seu cliente quando ele precisa aprovar o contrato. Deixando o contrato em aberto significa que você ficará com o evento em espera, sem resolução. Dê a ele um prazo para assiná-lo e pagar o depósito (se necessário).

4. O que

Uma vez estabelecidos os eventos e horário programado para o seu contrato, sua próxima etapa deve ser a de especificar o que você fornecerá ao seu cliente na seção de produtos / serviços do seu contrato. Estes são os termos que dizem exatamente o que você fará no evento. Estes devem ser específicos o suficiente para que uma pessoa normal possa ver facilmente que você fez isso corretamente. Um mau exemplo seria algo assim:

• Serviços
  • Fornecer Decoração com Balões
  • Fornecer Entretenimento com Balões

Isso é totalmente vago demais. Não responde a nenhum dos seguintes itens: Quando você termina? Os balões ficarão nas mesas, no teto, nas paredes, no chão ou algum outro lugar? O "Entretenimento com Balões" vai twist para as crianças, ou é um show? É de mesa em mesa ou em local fixo? E quanto tempo é a performance?

Quanto mais definido você for na preparação da papelada, mais fácil será para você e seu cliente saber o que esperar. Você pode optar por incluir jargões, se quiser, mas eu recomendo facilitar para quem não está acostumado com o mundo dos balões a entender. Embora você possa saber o que são “clusters de balões” ou quais são os balões “ágate”, o cliente comum não saberá. É muito melhor simplesmente explicar o que eles estão comprando de você.

• Serviços
  • Balloon Twisting: Uma estação de balão onde dois artistas vão twist simples chapéus com balões e esculturas simples para crianças no festival.
  • Balloon Birthday Show: Um show de 45 minutos para um público de crianças sentadas com uma série de divertidas rotinas de balões.

Com frases como essas, tudo fica muito claro para você e seus clientes. Você sabe o que fazer e eles sabem o que esperar. Eu não creio que você precisa entrar em detalhes o que é um balão “simples”, mas sua experiência pode ser diferente. Da mesma forma, não creio que precisa explicar as rotinas reais do programa. Esses detalhes devem ter sido discutidos durante o processo de vendas.

5. Preço

Nunca esqueça de incluir seus honorários! Durante o processo de vendas, você pode até dar ao seu cliente uma faixa de preço, mas o contrato precisa de um número. Além do montante total devido, você tem que indicar claramente quando seu pagamento é devido. Se você precisar de um depósito antecipado, determine quanto e quando deve ser feito. Você também deve esclarecer quando o saldo deve ser pago: na festa, com antecedência, ou depois? É inevitável que seus preços e horários sejam diferenciados para diferentes clientes e eventos. Por exemplo, a maioria das escolas e bibliotecas não fazem depósitos, mas outros cliente o farão tranquilamente. Se você tiver que gastar tempo e dinheiro antes da festa na confecção de balões e molduras, poderá solicitar esse valor antecipadamente. Por outro lado, algumas organizações sempre pagam no prazo de 30 dias após receber uma fatura. Em resumo: seus clientes devem saber quando pagá-lo, e você deve saber quando esperar o pagamento.

6. Responsabilidade

Às vezes, acidentes acontecem. Em qualquer evento, há sempre uma pequena chance de alguém se machucar ou algo ser quebrado. Um balão pode estourar nos olhos de alguém, um suporte pode cair e quebrar uma mesa de vidro, ou pior. Quando isso acontece, quem é responsável por pagar pelo prejuízo? Pode ser você, o artista que você enviou para o evento, o organizador que contratou você, o anfitrião ou o próprio local do evento. Sem um cláusula de responsabilidade em seu contrato, isso não fica claro no caso de uma emergência, e você provavelmente acabará sendo aquele escrevendo um cheque alto por conta disso! Certifique-se de incluir os detalhes explicando o que você está ou não está disposto a cobrir em caso de um acidente. Pode ser escrito de forma mais legal do que o restante do contrato, mas é apropriado porque atende aos requisitos legais. Veja um exemplo que você pode personalizar para sua empresa:

'O Cliente assume a responsabilidade por todos os riscos e concorda em indenizar, defender e isentar a Empresa e todos os artistas da Empresa de e contra todos e quaisquer acidentes, reivindicações, julgamentos, custos ou responsabilidade por danos, danos físicos a qualquer pessoa ou propriedade durante o Evento; incluindo o tempo de instalação e retirada, por convidados ou staff . A responsabilidade da Empresa não excederá o valor total deste Contrato.‘

A maioria dos contratos que você assina tem seções muito mais longas e detalhadas que limitam sua responsabilidade. Dê uma olhada nas letras miúdas na próxima vez que alugar um carro, andar de montanha-russa, ir a um zoológico ou realmente fazer qualquer coisa nos Estados Unidos. Você verá uma linguagem que os protege no caso de você se machucar ou de suas coisas serem danificadas. Você e sua empresa devem ser protegidos da mesma maneira.

7. Força Maior

Ocasionalmente, algo poderá surgir e tornará impossível para você cumprir o seu acordo até o fim. Não é uma simples emergência envolvendo uma criança, mas um tornado, Nor'easter ou inundação, algo que está completamente fora de seu controle. Por mais injusto que isso possa parecer, isso tecnicamente seria quebra de contrato, mesmo que não fosse sua culpa. A maioria dos contratos tem uma cláusula de “força maior” que cancela o acordo em ambos os lados nessas raras situações. O seu também deveria ter.

8. Escolha das Leis

Leis variam de lugar para lugar. Por exemplo, os acordos de não concorrência (na maior parte) não são legais na Califórnia, mas são legais em Nova York. Se o seu cliente morar longe de você, como você sabe quais leis se aplicam ao seu contrato? Além disso, se você tem que ir ao tribunal para decidir algo, eles vêm até você, ou você vai até eles? A maioria dos contratos detalha tanto a escolha da lei quanto a escolha do local do evento. Procure na próxima vez que você ver um contrato longo. Esperamos que você nunca precise ir a um tribunal por conta de um contrato, mas deve estar preparado agora, caso isso aconteça. Em antecipação a esse dia infeliz, você deve declarar em seus contratos que a lei a ser aplicada é baseada no lugar em que você está e que você irá a um tribunal em sua área.

9. Política de Cancelamento

Os clientes que cancelam são apenas mais um aspecto desagradável dos negócios, mas inevitável. No entanto, o cancelamento é menos complicado se eles já assinaram o contrato com as suas regras de cancelamento. Se eles cancelarem com muita antecedência, você devolverá o depósito feito por eles? E se for dois dias antes da festa? Se eles cancelarem na manhã da festa, eles lhe devem o saldo? E se eles pagaram integralmente de antemão? O que acontece se você encomendou balões personalizados para o evento e eles cancelaram? Todas essas perguntas devem ser respondidas ou abordadas em seu contrato. Antes de enviar um contrato, reserve alguns minutos e pense no que seria justo para você e seu cliente. Escreva isso claramente para que não haja surpresas quando (e não se) alguém cancelar o show.

10. Assinaturas

Todo esse trabalho não tem valor se você não puder mostrar objetivamente que seu cliente concordou com os termos. A melhor maneira é com uma assinatura, seja eletrônica ou com uma caneta. A área de assinatura também é um local para reforçar o primeiro componente, ou seja, "Você". Se estiver assinando como representante de sua empresa, você o reitera aqui. A melhor prática é também incluir a data em que eles assinaram o contrato. Em ManagerSal.com, também registramos o endereço do IP do cliente. Tudo isso é apenas para mostrar que seu cliente leu e concordou com seu acordo.

11. Bônus: Customização

Cada evento para o qual você faz balões será sempre um pouco diferente. Os temas mudam, o número de crianças varia um pouco e outros detalhes diferem uns dos outros. Um pequeno detalhe pode fazer uma diferença enorme para você, como uma festa interna ou externa. Às vezes, essas diferenças importam apenas um pouco, como um tema de Unicórnio, comparado a um tema do Homem-Aranha. Outras vezes, elas não fazem diferença para você, como uma festa com 12 crianças versus 14 crianças. Alguns dos detalhes são muito importantes para seu cliente, mas não para você, como a diferença entre a festa de Rachel e a festa de Elana. Independentemente de você se importar ou não, é uma boa prática personalizar cada contrato com detalhes relevantes para essa festa. Pode ser tão simples quanto uma nota em algum lugar semelhante a esta:

‘Notas do Show: Este evento celebra o 6º. aniversário da Anna. Ela está esperando um total de 12 a15 crianças das 14h às 16h. O tema da Anna é Sereias e sua melhor amiga é a Jaime. Sua prima Katie virá da Irlanda e não conhece as outras crianças. A referrência é da festa feita na Escola Salem Montessori.’

Armado com esses componentes, você está pronto para enviar contratos para seus clientes. Se quiser mais exemplos e frases, veja em meu livro Sign Here! Contracts for Variety Entertainers. Além disso, existem contratos profissionais e faturas disponíveis no site ManagerSal.com que podem ser customizados para atender às necessidades de seus negócios.